Все, что нужно знать о переходе на электронные трудовые

В статье рассказывается, зачем вводятся электронные трудовые, описываются этапы перехода на электронные трудовые и дает информация по сбору документов для работодателей и сотрудников.

Все больше государственных структур переходит на удаленный формат работы, эти нововведения коснулись и трудовых книжек. С 1 января 2020 году закон вступил в силу в России. В связи с новой системой у рабочих и организаций появилось много вопросов. В этой статье будет подробно рассмотрены все вопросы, связанные с цифровой формой трудовых книжек.

Что такое ЭТК?

Электронная трудовая книжка- это электронный формат информации о трудовой деятельности сотрудника. Ее можно посмотреть на официальном сайте Пенсионного Фонда России или через портал Госуслуг перейдя в личный профиль. В случае необходимости получить бумажную выписку можно при помощи обращения в МФЦ.

Зачем вводят?

Бумажные документы нередко теряются работодателем или сведения записываются неверно, из-за этих оплошностей многие люди не могут получить пенсионные выплаты или перейти на новое место работы соответствующее занимаемой должности. Пенсионный фонд предполагает, что информация в электронном варианте решит эти проблемы, к тому же снизит затраты на покупку бумажной продукции.

Преимущества и недостатки

Если цифровой документ открывается впервые в 2021 году, то он автоматически будет в электронном формате. Такая система имеет ряд положительных сторон:

• Защита от утери документы и механического повреждения.
• Защита от подделок и ошибок.
• Финансовая выгода для работодателей. Сотрудникам не нужно покупать бумажные трудовые и выделять места для хранения.
• Быстрый информационный доступ к трудовой деятельности.
• При переходе на новую должность, не нужно ждать бумажную трудовую от бывшего работодателя.
• Возможность дистанционно устроиться на работу в другой город.
• Высокий уровень безопасности и защиты данных.
• Удаленное оформление пенсий без дополнительной документации.
• Быстрый доступ к просмотру трудового стажа для работодателей, чтобы оценить стаж сотрудника и принять решение о сотрудничестве.

Преимущества электронного документы перед бумажным очевидны, но, как и у любого нововведения существуют минусы:

• Выделение дополнительных средств на информационную защиту данных.
• Возможны сбои в работе сервиса.
• Время, потраченное на переход с бумажных носителей и электронный формат.
• Не у всех людей есть доступ в интернет и мобильные устройства.

Недостатки системы все же есть, но их применение полностью оправдано. Электронные документы дают широкий спектр возможностей, позволяя экономить время сотрудникам и работодателям.

Какие сведения будут указаны?

Цифровая документация отличается только удобным форматом. Переход на удаленную систему сохраняет всю информацию:

• Дата приема и увольнения.
• Информация о компании- работодателе.
• Место работы.
• Должность работника и служебные обязанности.
• Квалификация и разряд.
• Причины расторжения сотрудничества.

Вся информация предоставляется в виде таблицы в электронном формате. При переходе на цифровую трудовую, бумажный документ не теряет свою актуальность и может использоваться при приеме на работу.

Как перейти на цифровую книжку?

С 2019 году по 31 декабря 2020 сотрудник вправе написать заявление своему нанимателю на перевод трудовой в цифровой формат. В бумажном документе ставится отметка, о том, что книжка есть в электронном варианте. Бумажный документ нельзя выбрасывать или утилизировать, он также будет действителен. Компания должна вносить изменения сразу в две трудовых, если это было решение сотрудника. С 2021 года будут выпускаться только цифровые книжки.

Действия для работодателя

При переходе на ЭТК необходимо создать соответствующие уведомления, с которыми ознакомить всех работников под роспись. В тексте нужно указать сайты, на которых можно найти достоверные сведения о трудовом стаже и закон РФ о переходе в цифровой формат, который действуют до 2021 года. После оповещения нужно выполнить действия:

• Назначить ответственных лиц, по решению этого вопроса.
• Внести коррективы в список документов. Ознакомить с ними сотрудников под роспись.
• Собрать заявление от сотрудников на получение электронную книжку. В случае несогласия, принять заявление об отказе.
• Передать информацию в ПФР по новой форме СЗВ-ТД и отчитываться по ним каждый месяц.
Нужно заранее пригласить программиста и перевести бухгалтерию на формат отчетности по форме СЗВ-ТД. Если работник написал отказ от цифрового варианта ТК, работодатель все равно должен отправлять отчетность в электронном варианте, оставляя за сотрудником право, пользоваться бумажным документом.

Если заявление не было подано до 31 декабря 2020 года

Если работник не имел возможности подать заявление до фиксированной даты приема, он сможет это сделать в любой момент. Нужно написать заявление нанимателю и попросить о переходе на цифровой формат. Уважительными причинами считается временная нетрудоспособность и отстранение от служебных обязанностей. Граждане, которые впервые устроились на работу, получат электронные трудовые книжки. Для их получения нужно написать заявление работодателю, который направит его в Пенсионный Фонд.

Что делать, если в электронном варианте были указаны неверные сведения.

В случае обнаружения неверной или неполной информации сотрудник должен обратиться к работодателю с письменным заявлением. Его можно написать в свободной форме. Организация должна приложить заявление от сотрудника и передать достоверную информацию в Пенсионный Фонд.

Какие штрафные санкции предусмотрены, если работодатель не ведет цифровые трудовые?

Если работодатель своевременно не уведомил сотрудников о переходе на цифровой формат и не получил заявление, то компания может понести существенные убытки. Законодательство РФ предусматривает административных штраф в размере до 50.000 рублей. За повторное нарушение до 100.000 рублей.

Какая выгода для сотрудников?

При ведение бумажных трудовых в случае ликвидации, фирму можно было закрыть с долгами по заработной плате. При переходе на цифровую форму компания обязана выплатить всем сотрудникам долги оп оплате труда в течение трех месяцев, только после этого возможен процесс ликвидации.

Как получить информацию о рабочей деятельности?

Если трудовая книжка была открыта в цифровом формате, получить сведения можно тремя способами:

• У работодателя. Нужно обратиться в бухгалтерию с письменным заявлением при очном обращении или направить обращение по электронной почте. В документе необходимо указать, в каком формате должна быть информация: электронном или бумажном. Организация должна предоставить сотруднику сведения по форме СТД-Р в течение трех рабочих дней. В случае увольнения в день обращения.
• В МФЦ и Пенсионном Фонде. Нужно лично обратиться в один из филиалов и заполнить заявление по форме.
• Через портал Госуслуг. Это можно сделать удаленно. Нужно написать заявление по форме, отсканировать его и направить в государственный орган. В течение 5 рабочих дней документы будут готовы.

При устройстве на новую работу сотрудник будет предоставлять сведения из электронной базы. Бумажный документ будет также действителен, поэтому его не нужно утилизировать.

Больше полезной информации в нашей рубрике "

Источник: zen.yandex.ru

Добавить комментарий